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3-1:好きなものに経費を使いながらも利益を出せる方法

なるべく経費を抑えて売上を伸ばしたいものですよね。
しかし、いざ月内の会計資料をみてみると、なぜだか赤字が多いということはございませんか?
出費が少なければ少ないに越したことはありませんが、事業を運営していく上では、必要な経費は存在します。
ただ、問題なのが、あまり売上に関係のない経費。
売上につながり難い経費が多くなってしまうと、事業の運営を圧迫してしまう要因となってしまいます。
 

原因:どこのお金が無駄になっているのかがみえていない

 
何が本当に無駄になっているのかが見えていない場合、気づいたらいつも費用の割合がおおくなってしまっているということになってしまいます。
物的なものは見えやすいですが、物的なものがないものは経費として見えにくいため意識してみるようにする必要があります。
経費=無駄という考えは一度隅へ置いていただき、費用をかけることで、逆に費用削減につながる場合もございます。
経費をかけることで、売上につながっていることを意識することが重要で、この経費をかけることによって時間を生み出す事が出来、その分売上をあげる為の時間の確保が出来ます。
つまりは、お客様へのサービスを考える時間ができるというのが、本当に必要な経費となります。
 
では、どのような経費を抑えることで、事業の円滑な運営につながっていくのかを整理してみていきます。
 
まず、経費を削減する と耳にされた時に連想されるのはどの項目でしょうか?
 
研修費 
広告宣伝費 
事務用品費 
通信費 
販売促進費 
修繕費 
水道光熱費 
家賃 
給与 
交際費 
会議費
 
経費と聞いて、まっさきに連想されると思うのが、事務用品 もしくは会議費などかと思います。
たとえば、経費を抑える方法として、コピー紙の裏紙を使う、または、カラーコピーの使用回数管理することを社内全体で行うように周知したとします。
おそらく、一部は実行するとは思いますが、一部の方達は、まったく関係ないという顔をして、カラーコピーを使用します。
また、別の例ですと、社内の掃除。
外注にお願いすると費用がかかるので、みんなで早く出社して掃除をしましょう、というルールを決めるものの、掃除当番が自分の日程を忘れている。朝立ち寄りで掃除が出来ず、結局いつも決まった方が掃除をすることになってしまう場合もあります。
このようにルールを作ってしまうと、ルールを守れていない社員の方に対して不満が募ってしまい、社内の悪循環にも影響を及ぼしかねません。
それに加え、全員にルールが行き渡るように、監視役を設置するという対処法をとってしまうと、ますます社内なぎすぎすしてしまう結果となってしまいます。
これでは、せっかく経費を抑えようと試みているのに、その経費を抑えるための経費(人件費、時間)が発生してしまい、せっかく節約した以上に費用がかかってしまう場合もございます。
もちろん、全員がルールを守って節約に臨むことが一番良い方法なのですが、それがどうしても難しい場合は、ある程度費用を見込んでおくというのもコスト削減になります。
そのかけた費用によって、社員の方の時間が有効に使え、売上に対するアプローチがとれるのであれば、喜ばしいことかと感じます。
確かに、“塵も積もれば山となる”というように、ほんの些細な出費でも、人数が増えて膨大な数になれば、自ずと費用も莫大なものになってしまいます。
ですから、その塵がなぜ起こるのか、どうすれば塵が出ないようになるのかを、日々のコスト削減に加えて考えていく必要があります。
先程の例で考えた場合、カラーコピーを減らしたいのであれば、カラーコピーを使う機会を減らしてみる。ということは、会議を減らすことで解消される可能性が出てきます。
多人数に配布する資料は事前にPDFで送る。もしくは会議で資料が必要な場合は全員パソコン持込で行うと、カラーコピーも行う必要はありません。
パソコンがデスクトップしかない場合は、簡易のプロジェクターも発売されていますし、携帯もプロジェクター機能追加することも可能です。
これらの例は、一部分ではありますが、資料をコピーすることなく会議を進めるアイデアは無数に考えることができます。
これらが実現した場合は、カラーコピーの費用+コピー時間も節約でき、余った資料を捨てる手間も省けて、メリットを感じることができるではないかと思います。
 

 
社内で監視しあう図

 

POINT 1:経費を削減するために余計時間をかけてしまっている

 
例えば、文房具を購入する際に、社内申請が必要な場合、鉛筆一本 消しゴム一個買うのにも、書類に何人もの印鑑が必要で、ひとつ買うだけでも3-4日はかかってしまう。
この方法は、良い点ももちろんあります。
簡単に購入できないようにすることによって、費用の抑制につながります。
しかしながら、小額の事務用品に何名もの手間と時間をかけるのであれば、ある一定の金額までは許容範囲と設定し、担当者が随時発注できる方法も良いかもしれません。
担当者以外の定期的な、発注金額の確認は必要にはなりますが、毎回の必要人数と時間を考えれば、メリットは十分にだせるかと思います。
また、発注する内容に関しても、ある程度目安を事前につけてことが重要です。
なるべく安いものを購入したいということで、ひとつの商品に対して検索していては、いくら時間があっても足りません。こういった時間は非常にもったいないので、定期的に探すのは良いですが、2、3社目安をつけておいて、そこの中から選ぶようにする方が費用削減につながります。
また、頻繁に利用するようであれば、まとめ買いのサービス等を利用される事もお勧めいたします。
 

文房具ひとつ買うことでも時間がかかる図

 

POINT 2:細かい経費ばかりに目がいき、本当の損失に気付いていない

 
事務用品、水道光熱費などをこまめに節約しているのに、ひとつの費用で、その節約分も一瞬で帳消しになってしまう場合もございます。
例えば、人材紹介会社に支払う紹介料です。
人材紹介会社によって、まちまちではありますが、新しい人を紹介していただき、試用期間も終了の後、晴れて正社員契約となると、人材紹介会社への紹介料のお支払いが発生致します。
仮に年収300万円の方を試用期間終了後、採用された場合ですと、年収の3分の1 100万円を人材紹介会社へ支払う必要が出てきます。
そのまま順調に数年間在籍していただけると、会社にとっても良いことなのですが、
予期せぬ事態で、1年後に退職されてしまうケースもあります。
そうすると、せっかく高額の紹介料を支払ったのに、また人材の補充をしなければいけません。
しかし、急遽探した場合は、あまりお互いが理解し合う前に、入社を決めてしまい、今度は1年も経たないうちに退職をされてしまう。という悪循環に陥ることもあります。
そうすると、せっかく、事務用品などで節約していたのに、人材紹介会社へ支払う紹介料で全て帳消しです。
だからと言って、ペンを無駄にしても良いということではありません。
まず節約しなければいけないのは、社内の根っこの部分、つまり社内環境であり、その上でペンの節約をすることで、節約の相乗効果が初めて生まれることとなります。
 

どちらが本当に大きな損失なのかの図

 

POINT 3:予算内の経費は使わなくても良い

 
ごくごくたまにではあるのですが、経費を使わないと予算が減らされるということを耳にすることがあります。
確かに、来期の予算組の際に、今年はこれぐらい経費を使ったので、来期もおおよそ同じだろということで、作成されるところも多いかと思います。
また、今期はそんなに費用を使わなかったので、来期も同じぐらいだろうと決められることもあると思います。
ですが、あくまで予算は計画です。
来期も同じぐらい予算をもらいたいので、という理由で経費を無理やり使う必要は全くありません。予算内に収まったうえ、余ったというのは良いことで、別のことにまわすことが可能になります。
そして来期の予算を決める際も、来期の新しい予算を考えることで、予算が減らされるという問題は解消されます。
そのためにも、予算を超えた場合でも、必要であれば相談をすることが可能な場がある。
もしくは、前期の余った分をストックとして枠があるなどの工夫をすることで、無理矢理でも経費を使わなければいけないという、あべこべの発想はなくなることと思います。
 

予算を来期に回すという図

 

POINT 4:購入時期を見極める必要性

 
事務用品もそうですが、パソコンであったり、そのほか周辺機器であったり、最新モデルは次々と登場してきます。何かと必要なものは出てくるのですが、新しいものが出るたびに購入を検討していたら、資金をすぐに失ってしまいます。
また、備品も使用年数が経過してくと、故障しやすくなってしまいます。
壊れているのを知っているのに使い続けている。
もうすぐ使えなくなりそうなのに使い続けている。
その場合も、最終的に壊れてしまい、結果元に戻す作業も必要になり、余計費用がかかってしまうケースもございます。
それでは、日々の運営にも支障をきたしてしまいますし、せっかく我慢して使用していた時間も無駄にしてしまいます。
それですと、本末転倒になってしまいますので、購入する時期をあらかじめある程度決めておくことで、回避することが可能です。
例えば、使用年数で買い換えるように設定するのもひとつの方法ですし、不具合の回数で設定されることも良いかもしれません。
 
古いものを使っていても時間がかかるという図

 

事業再生コンサルタント川口貴弘のコメント

 
川口貴弘の顔写真

経費を削減していると思っていても、結果その行動が経費を膨らませていたということに気付いていない場合もあります。
それでは、本末転倒で、せっかくの日々の心がけも台無しになってしまい、非常にもったいないです。
ですから、費用の削減を考える際には、いろいろな視点から見ていただき、本当の損失はどこで起きているのか?という疑問を常に投げかけて頂くと、効果的な費用削減が可能になります。
同じフロア、同じ会社にいるけれど、情報交換が出来ていない為、別々の場所で、全く同じことをしている。
そういった二度手間も起こり得ます。
それでは、いくら日々の節約をしても、全体的な費用の節約につながることは非常に難しいです。
ですから、何度も繰り返しにはなりますが、本当に費用がかかっているのはどこなのか?
この部分を解決することによって、日々の費用削減もより効果を発揮することとなります。

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